Organizacja swojego dnia | Jak walczyć z brakiem czasu?
Każdego dnia mierzymy się z obowiązkami i walczymy z brakiem czasu, aby zdążyć, wykonać wszystkie nasze zadania. Miewasz czasami pod koniec dnia myśli o tym ile to, było do zrobienia i dlaczego nie udało Ci się zrealizować tych rzeczy? Cóż, nie jesteś w tym sam. Nauka, praca, obowiązki domowe, wszystko przecież było w planach (z tyłu głowy), dlaczego nie zdążyłem tego zrobić? No nic… jutro też jest dzień [powiemy]. I tak pod koniec tygodnia niesiemy już spory bagaż zaległości, a te mniej ważne rzeczy urosły do sporych rozmiarów.
Teraz nasuwa się kluczowe pytanie: Co możemy zrobić, aby nasz dzień był lepiej zorganizowany? W skrócie najprościej mówiąc możesz, zapisać swoje zadania i obowiązki. Już sama ta czynność pomaga nam uzmysłowić sobie ich zakres, oszacować czas oraz dokonać segregacji priorytetów. Samo myślenie o tym, co trzeba zrobić może okazać się zgubne i lekko frustrujące.
Dalej przedstawię Ci z własnego przykładu, jakich błędów najlepiej nie popełniać w planowaniu swojego dnia.
Po pierwsze nie staraj się zaplanować dnia od momentu otwarcia oczu do momentu, w którym zaczynasz liczyć owieczki. Planując dzień, musimy być świadomi kilku następujących rzeczy. Po pierwsze czynności, które mamy w swojej rozpisce mogą zająć więcej czasu niż, zakładaliśmy. Powinniśmy pamiętać o zapasie czasu, jeśli faktycznie mamy napięty grafik ważnymi czynnościami oraz dokonać ustalenia priorytetów.
Nie zawsze wszystko idzie po naszej myśli, pojawiają się rzeczy, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Korek w drodze do pracy? Zależność od innych osób? Awaria? Takie rzeczy się zdarzają. Nie zawsze możemy je przewidzieć, dlatego nasz plan powinien być w pewnym stopniu elastyczny.
A co jeśli nasze zadania czekają do wypełnienia, a my mamy ochotę dłużej pospać czy akurat wpadliśmy na znajomych i chcemy iść na kawę? Pamiętaj, że plan dnia nie może Cię też ograniczać, powodować zdenerwowania ani uczucia pośpiechu.
Staraj się robić jedno zadanie zamiast kilku w określonym czasie. Multitasking może sprawić, że ciężko będzie nam ukończyć czynności i finalnie okaże się, iż nie przyniesie on wcale szybszego uporania się z obowiązkami.
Zasady zarządzania czasem, metody organizacji dnia
Bazując na założeniach zasady SMART cele, jakie sobie wyznaczamy, powinny być po pierwsze jasno określone, abyśmy wiedzieli, co dokładnie mamy do wykonania. Co dalej? Cele powinny być możliwe do ukończenia, czyli co musimy zrobić, aby móc odkreślić je z naszej listy, jako gotowe. Nie może zabraknąć również realnego podejścia do zadań, czyli nie możemy nakładać na siebie zbyt dużo obowiązków. Ramy czasowe, czyli czas, jaki mamy na jego wykonanie, powinien być jasno określony.
Mamy do wyboru mnóstwo technik i metod do planowania czy klasyfikacji zadań. Oto kilka przykładów:
Metoda ALPEN (Planowanie dnia)
Na początku sporządzamy listę zadań, jakie mamy na dany dzień. Następnie szacujemy ile, zajmie nam ich wykonanie, najlepiej zrobić to z małym zapasem czasu, aby uniknąć pośpiechu. Dalej planujemy wszelkiego rodzaju przerwy. Przedostatnim punktem będzie określenie naszych priorytetów i w końcu kontrola, czyli przegląd co udało nam się zrobić i ponowne zaplanowanie niewykonanych zadań.
Metoda TRZOS (Planowanie pracy)
OATS (Zarządzanie czasem)
W pierwszym kroku określamy, co chcemy osiągnąć (Outcomes). Następnie określamy działania, aby dany cel wypracować (Activities). Później szacujemy czas na wykonanie (Time) i układamy harmonogram działania (Schedule)
Zasada 60/40 (planowanie 60% swojego czasu)
Zasada 80/20 (w przybliżeniu: 20% czynności wpływa na 80% wyników)
Technika Pomodoro (praca w 25-minutowych blokach czasowych)
Pracujemy 25 minut, następnie robimy 5 minut przerwy i powtarzamy to 4 razy. Po tym czasie robimy sobie dłuższą przerwę między 15 a 30 min.
Zasada 2 minut (jeśli coś zajmuje 2 minuty, zrób to od razu!)
Metoda ABC (ustalanie priorytetów zadań)
Macierz Eisenhowera (priorytety, podział na 4 części)
Pomysły
Nie masz ochoty na rozpisywanie zasad czy tworzenie szczegółowego planu? Na początek chcesz zacząć po prostu panować nad swoim dniem?
Jeśli do tej pory nie planowałeś swojego dnia, na początek spróbuj prostych i przede wszystkim szybkich metod.
- planowanie dni
- zadania długo i krótkoterminowe
- lista TO DO
Dla mnie najlepszym sposobem jest podzielenie kartki na 3 części. W pierwszej części wypisujemy dni tygodnia i zostawiamy miejsce na zadania, jakie mamy do wykonania danego dnia. W drugiej części wypisujemy zadania, które mamy do realizacji w dłuższej perspektywie i takie, o których musimy pamiętać np. wizyta u lekarza czy termin spotkania lub ważnej prezentacji. Trzecia część to miejsce na nasze myśli, pomysły, jak coś zrobić i inne rzeczy, które przychodzą nam do głowy i nie chcemy ich stracić. Możemy tworzyć tygodniowo na papierze lub elektronicznie bazując na jednym planie, zmieniając jedynie czynności w ciągu tygodnia.
Prościej?
Po prostu lista TO DO rzeczy do zrobienia. Wszystko w jednym miejscu i satysfakcja z odhaczania. Może być na dany dzień lub pewien okres.
Możliwości do dobrej organizacji czasu w ciągu dnia mamy bardzo dużo. Możemy tworzyć proste listy TO DO, kupić gotowy planner, stworzyć własny. Możemy sprawić, że planowanie będzie estetyczne i kolorowe lub zminimalizować je do zwykłych zapisanych zadań. Myślę, że każdy chcący zapanować nad swoim czasem znajdzie pewien sposób na zaplanowanie swoich czynności.